21. nov., 2019

Ocho consejos para ser un mejor Gerente de Proyectos

Hoy en día con los desarrollos que ha traído la transformación digital a las empresas se ha identificado que los gerentes de proyecto son fundamentales para el éxito de una empresa, pero también para su fracaso. Los gerentes de proyectos cumplen múltiples funciones: son administradores, son facilitadores, resolutores de problemas y conflictos e incluso muchas veces intérpretes porque deben traducir las necesidades del negocio en planes de acción para sus equipos de trabajo. Los gerentes de proyectos deben de transitar entre las diversas restricciones, mapas de capacidades y tiempos entrega para conseguir buenos proyectos para la compañía.

Para identificar cuáles son las mejores capacidades que debe tener un gerente de proyectos hemos dialogado con diversos colegas que se desempeñan en empresas del sector privado y público y de diversos tamaños y hemos llegado a las conclusión de que hay algunos consejos que se pueden seguir para ser un mejor gerente de proyectos cada día.

En estos 8 consejos se resumen como podemos llegar a ser un mejor gerente de proyectos:

1. Fortalece tus habilidades de comunicación

En el mundo de los proyectos, la comunicación es una la capacidad más importante que un gerente de proyectos puede tener dentro de su arsenal. No en vano el PMI dice que un Gerente de proyectos es 90% comunicación. Sin una comunicación frecuente, transparente y sincera acerca de las metas, los obstáculos, las soluciones y expectativas, es más fácil y probable que un proyecto falle. Es claro que en el devenir de un proyecto - el plan y las prioridades del proyecto cambian, así como las fechas de entrega. Pero la comunicación debe ser continua. Para este aspecto existen: el correo electrónico, las reuniones, videoconferencias si tienes equipos remotos, grupos de Whastapp, los reportes y los planes del proyecto como herramientas que facilitan una comunicación efectiva.

2. Gestiona el tiempo y la productividad

En los espacios de trabajo modernos no faltan las interminables distracciones y los gerentes de proyecto deben estar capacitados para que su equipo cumpla con las metas establecidas para el proyecto. Una administración del tiempo y de la productividad efectivos son habilidades esenciales para un gerente de proyectos. Sin ella, los proyectos pueden retrasarse hasta que no es posible entregarlos a tiempo. Al analizar el tiempo que el equipo le dedica al proyecto, puedes tener una idea clara del tiempo promedio que tarda una tarea en ser realizada. Esto es importante sobre todo cuando debas decidir cuánto tiempo debe dedicarle tu equipo a una tarea en el futuro, lo mismo que cada uno de sus miembros. Hoy en día existen aplicaciones guardianes de redes sociales que permiten al profesional controlar el acceso a las mismas durante su horario laboral, existen técnicas como la técnica de pomodoro y GTD como técnicas para mejorar la productividad, si eres gerente de proyectos y no las utilizas enhorabuena ...Ha llegado tu hora y puedes investigar sobre ellas y compartirlas con tu equipo de trabajo.

3. Construye tu comunidad

Los equipos de trabajo actuales y sobre todo si trabajas con metodologías ágiles funcionan bajo sólidos cimientos de la confianza, el respeto mutuo y la responsabilidad. Por ello es muy importante que fomentes un ambiente en el que todos los miembros del equipo se sientan escuchados, que sus contribuciones sean reconocidas, estudiadas y valoradas. No guardes los elogios y el reconocimiento para los miembros de tu equipo sólo para cuando las cosas vayan bien; es más importante levantar la moral mediante el reconocimiento del esfuerzo y el trabajo duros cuando las cosas no están saliendo como las habías planeado. Acercate al equipo, conocelos y apoyalos cuando lo necesiten - esto genera lazos de amistad y confianza que fortalecen las relaciones y mejoran el desempeño en el largo plazo.

4. Crea un plan de trabajo, establece el flujo de trabajo y lleva una bitácora

Una de las cosas más importantes que un gerente de proyectos debe realizar es remover los obstáculos que entorpezcan el trabajo de su equipo. Crear un plan de trabajo desde el principio, así como establecer un flujo de trabajo claro y almacenar todo en una bitácora puede ayudar a que los miembros de tu equipo trabajen con tranquilidad. Además permite que cada quien sepa lo que le corresponde realizar. No debes olvidar que la incertidumbre está presente en todos los proyectos por tanto al estimar el tuyo debes tenerlo presente y dejar un tiempo prudente para que tanto tú como los miembros de tu equipo tengan el tiempo suficiente para resolver los problemas inesperados que se puedan presentar, acorde con el análisis de riesgos del proyecto y el plan de riesgos que se haya levantado.

5. Liderazgo y colaboración

Ya lo había mencionado de manera implícita hace un momento, pero el liderazgo consiste en apoyar y ayudar a tu equipo a superar obstáculos, reforzar y usar sus fortalezas y motivarlos a perseverar sobre todo cuando el trabajo es complejo. Para ser un mejor gerente de proyectos debes conocer profundamente las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de tu equipo, su tipo de personalidad , gustos y aficiones. Haciendo esto puedes destinar ciertos retos hacia una parte del equipo específica de acuerdo con la capacidad de los miembros de tu equipo y podrás apoyarlos cuando haya dificultades también.

6. Utiliza las herramientas de administración y herramientas de colaboración

Como gerentes de proyectos debemos tomar ventaja de la tecnología. Esto implica usar todo lo que ayude a hacer tu trabajo más efectivamente. Desde software que te ayude a monitorear tu proyecto como MS Project, Clarity de CA , Primavera, etc... hasta servicios para compartir archivos como WeTransfer, TEAMS de Microsoft, Sharepoint, SKYPE entre otras. Encuentra las herramientas que se ajusten mejor a la forma de trabajo de tu equipo y a la tuya. Piensa también que herramienta seleccionar de acuerdo a la distribución del equipo y su localización. Con estas herramientas será mucho más sencillo mantener vigilado el proyecto para asegurarte de que todo marcha bien. Además, puedes adoptar algunos protocolos para ayudar aquellos miembros de tu equipo que siempre se retrasan a entregar su trabajo a tiempo, mediante el uso de recordatorios a través del correo electrónico o personales.

7. Es necesario medir los resultados con frecuencia.

Como gerente de proyectos es necesario revisar en ciertos periodos de tiempo si se está avanzando para llegar a la meta definida. Manejar indicadores cuantitativos y cualitativos es importante dentro del proyecto ya que nos permiten determinar si el proyecto va por buen camino o no. Podemos usar los indicadores que recomienda el PMI de la técnica del valor ganado (varianzas de fechas y esfuerzo, CPI , SPI,etc) o seguir los nuestros que definamos de manera sui generis en nuestro proyecto.

8. Ponte en los zapatos del usuario

Hoy en día que hablamos de empresas centradas en el cliente, no debemos dejarle de lado - desde el inicio y hasta el final del proyecto debemos manetenerlo involucrado y hacer gestión de los interesados para garantizar así el éxito de nuestro proyecto y la no pérdida del interés y apoyo de la alta gerencia de las organizaciones donde desarrollamos los proyectos.

Estos 8 puntos son solo el comienzo, pero de seguro que te ayudarán mucho en tu  camino para convertirte en un buen gerente de proyectos.

Si te gustó el artículo te invitamos a compartirlo con colegas, familiares y amigos.

Autor : Ing.Javier Mauricio León Reyes

Twitter e Instagram:@PMPMedellin

Fuentes consultadas:

https://www.finanzaspersonales.co/trabajo-y-educacion/articulo/diez-consejos-gerencia-proyectos-para-emprendedores/48521

https://www.eleconomista.com.mx/finanzaspersonales/6-consejos-para-ser-un-mejor-gerente-de-proyectos-20160905-0075.html

http://salineropampliega.com/2014/03/10-consejos-para-un-director-de-proyectos.html