17. nov., 2016

Gestión de Crisis en tus Proyectos

Lo único que tenemos seguro dentro de un proyecto es la incertidumbre, por este motivo las situaciones de crisis pueden presentarse en cualquier momento.

¿Cómo debemos actuar los Gerentes de Proyectos en estos casos para afrontar este tipo de situaciones?

En este pequeño artículo trataremos de dar algunas indicaciones para afrontar estas situaciones que se presentan en los proyectos que gerenciamos.

Antes que nada es importante destacar que una situación de crisis pasa por tres momentos de verdad - (Antes de la Crisis, Durante la Crisis y Después de la Crisis).

Veamos entonces como debemos actuar en cada caso y que recomendaciones existen sobre nuestra actuación como Gerentes de Proyectos.

Momento de Verdad 1 - Antes de la Crisis

Es claro como mencionamos anteriormente que las situaciones de crisis no pueden evitarse en un 100% de los casos, así que las recomendaciones para ti que eres Gerente de Proyectos son:

1. Mantener una actitud de liderazgo en todo momento, esto permitirá que cuando la crisis se presente tengamos el respeto del equipo y contemos con su apoyo incondicional.

2. Gestiona los riesgos del proyecto y trata siempre de tener el radar encendido frente a cualquier situación de alerta que se presente en tu proyecto.

3. Elabora planes de contingencia de los riesgos que identifiques con antelación.

4. Desde el inicio del proyecto consolida un equipo de atención de crisis, esto facilitará la comunicación y la búsqueda de soluciones cuando la situación se manifieste. Esto debe estar acompañado de un plan de comunicaciones, un plan de gestión de interesados y alineado con el plan de riesgos del proyecto.

Momento de Verdad 2 -Durante la Crisis

Si la crisis ya llegó, no es mucho lo que podemos hacer para evitarla, en este caso debemos seguir los siguientes consejos para hacerle frente:

1. Mantén siempre una actitud positiva como líder, esto permeará a tu equipo de la misma y así facilitarás alternativas de solución frente a la situación.

2. Durante la situación de crisis como Gerente de Proyectos, lleva un registro de todas las acciones que se realicen para dar solución a la misma, como sugerencia anota quien dio la solución y bajo qué condiciones se dio la misma.

3. Identifica el tipo de crisis que estas enfrentando - esto aunque parezca simple - es muy importante.

4. Convoca al equipo designado desde el inicio del proyecto para atender las situaciones de crisis.

5. No permitas que el problema o situación crezca. Es decir, controla la evolución de la situación y apoya a tu equipo para buscar la solución.

6. Establecer prioridades siempre durante la crisis para las actuaciones que el equipo va a realizar, teniendo siempre en cuenta los riesgos (causas y efectos de los mismos).

7. Genera espacios de comunicación al interior del equipo, al interior de la organización y al exterior de la organización. Esto con el fin de evitar los chismes o malos entendidos.

8. El equipo debe hablar de forma libre. Crea espacios donde se faciliten actividades como las lluvias de ideas y busca un espacio ideal para generar la ideación para poder encontrarle solución a los problemas a los que se enfrenta el equipo.

9. En caso de que el problema se salga de tu dominio, no dudes en pedir apoyo de los miembros del equipo, grupos de expertos de tu empresa o de los consultores que te acompañen.

Momento de Verdad 3 - Después de la Crisis

A esta altura ya se cuenta con el control de la situación y se le ha dado una solución temporal o definitiva en lo posible, por tanto es momento de analizar lo que paso y en que podemos mejorar...

Las recomendaciones en este momento son:

1. Realizar una revisión general de lo sucedido desde antes de la situación de crisis hasta su solución. Es necesario levantar lecciones aprendidas y revisar las bitácoras de impedimentos en este punto. Trata en lo posible de realizar una reunión de Retrospectiva con tu equipo, facilita este espacio con creatividad y con mucho empeño para obtener resultados fructíferos. 

2. Ser honesto frente a la situación al hacer comunicaciones al exterior y al interior de tu organización.

3. Revisar con el equipo las lecciones aprendidas y emitir conclusiones y compartirlas con la organización bien sea en Bitácoras de Experiencias o algún formato de lección aprendida.

4. Es necesario iniciar un proceso de restablecimiento de la confianza, lo que se conoce con el nombre de economía empática con los interesados (clientes y usuarios especialmente).

Espero que estos pequeños consejos sean provechosos para tu día a día como Gerente de Proyectos y los recuerdes cuando una situación de crisis se presente en tu proyecto.

Autor: Ing. Javier Mauricio León Reyes

Twitter e Instagram: @PMPMedellin