Project Management

21. nov., 2019

Hoy en día con los desarrollos que ha traído la transformación digital a las empresas se ha identificado que los gerentes de proyecto son fundamentales para el éxito de una empresa, pero también para su fracaso. Los gerentes de proyectos cumplen múltiples funciones: son administradores, son facilitadores, resolutores de problemas y conflictos e incluso muchas veces intérpretes porque deben traducir las necesidades del negocio en planes de acción para sus equipos de trabajo. Los gerentes de proyectos deben de transitar entre las diversas restricciones, mapas de capacidades y tiempos entrega para conseguir buenos proyectos para la compañía.

Para identificar cuáles son las mejores capacidades que debe tener un gerente de proyectos hemos dialogado con diversos colegas que se desempeñan en empresas del sector privado y público y de diversos tamaños y hemos llegado a las conclusión de que hay algunos consejos que se pueden seguir para ser un mejor gerente de proyectos cada día.

En estos 8 consejos se resumen como podemos llegar a ser un mejor gerente de proyectos:

1. Fortalece tus habilidades de comunicación

En el mundo de los proyectos, la comunicación es una la capacidad más importante que un gerente de proyectos puede tener dentro de su arsenal. No en vano el PMI dice que un Gerente de proyectos es 90% comunicación. Sin una comunicación frecuente, transparente y sincera acerca de las metas, los obstáculos, las soluciones y expectativas, es más fácil y probable que un proyecto falle. Es claro que en el devenir de un proyecto - el plan y las prioridades del proyecto cambian, así como las fechas de entrega. Pero la comunicación debe ser continua. Para este aspecto existen: el correo electrónico, las reuniones, videoconferencias si tienes equipos remotos, grupos de Whastapp, los reportes y los planes del proyecto como herramientas que facilitan una comunicación efectiva.

2. Gestiona el tiempo y la productividad

En los espacios de trabajo modernos no faltan las interminables distracciones y los gerentes de proyecto deben estar capacitados para que su equipo cumpla con las metas establecidas para el proyecto. Una administración del tiempo y de la productividad efectivos son habilidades esenciales para un gerente de proyectos. Sin ella, los proyectos pueden retrasarse hasta que no es posible entregarlos a tiempo. Al analizar el tiempo que el equipo le dedica al proyecto, puedes tener una idea clara del tiempo promedio que tarda una tarea en ser realizada. Esto es importante sobre todo cuando debas decidir cuánto tiempo debe dedicarle tu equipo a una tarea en el futuro, lo mismo que cada uno de sus miembros. Hoy en día existen aplicaciones guardianes de redes sociales que permiten al profesional controlar el acceso a las mismas durante su horario laboral, existen técnicas como la técnica de pomodoro y GTD como técnicas para mejorar la productividad, si eres gerente de proyectos y no las utilizas enhorabuena ...Ha llegado tu hora y puedes investigar sobre ellas y compartirlas con tu equipo de trabajo.

3. Construye tu comunidad

Los equipos de trabajo actuales y sobre todo si trabajas con metodologías ágiles funcionan bajo sólidos cimientos de la confianza, el respeto mutuo y la responsabilidad. Por ello es muy importante que fomentes un ambiente en el que todos los miembros del equipo se sientan escuchados, que sus contribuciones sean reconocidas, estudiadas y valoradas. No guardes los elogios y el reconocimiento para los miembros de tu equipo sólo para cuando las cosas vayan bien; es más importante levantar la moral mediante el reconocimiento del esfuerzo y el trabajo duros cuando las cosas no están saliendo como las habías planeado. Acercate al equipo, conocelos y apoyalos cuando lo necesiten - esto genera lazos de amistad y confianza que fortalecen las relaciones y mejoran el desempeño en el largo plazo.

4. Crea un plan de trabajo, establece el flujo de trabajo y lleva una bitácora

Una de las cosas más importantes que un gerente de proyectos debe realizar es remover los obstáculos que entorpezcan el trabajo de su equipo. Crear un plan de trabajo desde el principio, así como establecer un flujo de trabajo claro y almacenar todo en una bitácora puede ayudar a que los miembros de tu equipo trabajen con tranquilidad. Además permite que cada quien sepa lo que le corresponde realizar. No debes olvidar que la incertidumbre está presente en todos los proyectos por tanto al estimar el tuyo debes tenerlo presente y dejar un tiempo prudente para que tanto tú como los miembros de tu equipo tengan el tiempo suficiente para resolver los problemas inesperados que se puedan presentar, acorde con el análisis de riesgos del proyecto y el plan de riesgos que se haya levantado.

5. Liderazgo y colaboración

Ya lo había mencionado de manera implícita hace un momento, pero el liderazgo consiste en apoyar y ayudar a tu equipo a superar obstáculos, reforzar y usar sus fortalezas y motivarlos a perseverar sobre todo cuando el trabajo es complejo. Para ser un mejor gerente de proyectos debes conocer profundamente las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de tu equipo, su tipo de personalidad , gustos y aficiones. Haciendo esto puedes destinar ciertos retos hacia una parte del equipo específica de acuerdo con la capacidad de los miembros de tu equipo y podrás apoyarlos cuando haya dificultades también.

6. Utiliza las herramientas de administración y herramientas de colaboración

Como gerentes de proyectos debemos tomar ventaja de la tecnología. Esto implica usar todo lo que ayude a hacer tu trabajo más efectivamente. Desde software que te ayude a monitorear tu proyecto como MS Project, Clarity de CA , Primavera, etc... hasta servicios para compartir archivos como WeTransfer, TEAMS de Microsoft, Sharepoint, SKYPE entre otras. Encuentra las herramientas que se ajusten mejor a la forma de trabajo de tu equipo y a la tuya. Piensa también que herramienta seleccionar de acuerdo a la distribución del equipo y su localización. Con estas herramientas será mucho más sencillo mantener vigilado el proyecto para asegurarte de que todo marcha bien. Además, puedes adoptar algunos protocolos para ayudar aquellos miembros de tu equipo que siempre se retrasan a entregar su trabajo a tiempo, mediante el uso de recordatorios a través del correo electrónico o personales.

7. Es necesario medir los resultados con frecuencia.

Como gerente de proyectos es necesario revisar en ciertos periodos de tiempo si se está avanzando para llegar a la meta definida. Manejar indicadores cuantitativos y cualitativos es importante dentro del proyecto ya que nos permiten determinar si el proyecto va por buen camino o no. Podemos usar los indicadores que recomienda el PMI de la técnica del valor ganado (varianzas de fechas y esfuerzo, CPI , SPI,etc) o seguir los nuestros que definamos de manera sui generis en nuestro proyecto.

8. Ponte en los zapatos del usuario

Hoy en día que hablamos de empresas centradas en el cliente, no debemos dejarle de lado - desde el inicio y hasta el final del proyecto debemos manetenerlo involucrado y hacer gestión de los interesados para garantizar así el éxito de nuestro proyecto y la no pérdida del interés y apoyo de la alta gerencia de las organizaciones donde desarrollamos los proyectos.

Estos 8 puntos son solo el comienzo, pero de seguro que te ayudarán mucho en tu  camino para convertirte en un buen gerente de proyectos.

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Autor : Ing.Javier Mauricio León Reyes

Twitter e Instagram:@PMPMedellin

Fuentes consultadas:

https://www.finanzaspersonales.co/trabajo-y-educacion/articulo/diez-consejos-gerencia-proyectos-para-emprendedores/48521

https://www.eleconomista.com.mx/finanzaspersonales/6-consejos-para-ser-un-mejor-gerente-de-proyectos-20160905-0075.html

http://salineropampliega.com/2014/03/10-consejos-para-un-director-de-proyectos.html

6. nov., 2019

Mañana se  celebra el Día Internacional del Gerente de Proyectos (o de la Gerencia de Proyectos) mejor conocido como el IPM-Day.

De parte de PMPMedellin queremos felicitar a todos los colegas y seguidores de nuestro sitio que se desempeñan en esta hermosa labor.

 

27. sep., 2019

Una de las tendencias actuales alineada con los cambios que trae la transformación digital y la revolución cognitiva en el mundo empresarial es el "Big Data".

Antes de continuar con el artículo me gustaría aclarar un poco el concepto para todos.

¿ Qué es el Big Data ? 

Es un conjunto de datos o combinaciones de conjuntos de datos cuyo tamaño, complejidad y velocidad de crecimiento dificultan su captura, gestión, procesamiento o análisis mediante tecnologías y herramientas convencionales.

La naturaleza compleja del Big Data se debe a la naturaleza compleja de los datos que tenemos en la actualidad que provienen de diversas fuentes y que están en diversos formatos como son imágenes, texto, JSON, videos, entre muchos otros. Dichos datos actuales no son estructurados - por ello deben estar organizados y dispuestos de manera que se conviertan en información relevante para las organizaciones y para los proyectos que habitan en ellas.

Se menciona por los expertos que "El petróleo del siglo XXI son los datos".

Ahora bien, las nuevas tecnologías hacen posible el análisis de grandes volúmenes de datos que se han convertido en insumo y herramienta imprescindible para la Gestión de proyectos. El Big Data junto con la inteligencia artificial (IA) de manera combinada pueden apoyar a los gerentes de proyectos mediante el uso de análisis predictivo, logrando nuevos conocimientos que soportan la toma de decisiones del negocio y dentro de un proyecto para brindar mejores alternativas de solución frente a una problemática dada. Por otra parte, con el análisis de los datos se pueden identificar oportunidades de negocios y tendencias en favor de la organización que se pueden traducir en estrategias comerciales que de otro modo no podrían haberse visto, identificar brechas de mercado o insights que permiten mejorar la experiencia con nuestros clientes, hallazgos que permiten generar nuevos productos o servicios, con el análisis de datos se puede disminuir costos, mejorar la productividad, reducir tiempos de ciclo,entre muchas otras aplicaciones. 

Todo esto es posible, ya que las organizaciones están por un lado siendo conscientes de la importancia que tienen los datos y están armando sus cubos de información, data lakes y bases de datos de manera organizada con el uso de Data Management acompañados de gobiernos de información para explotar la información de mejor forma.

Entonces, es claro que en la formulación de un proyecto la información es relevante, en el análisis del un problema la información es relevante ya que puede proporcionar mayores insumos para realizar un mejor análisis valga la redundancia y brindar más opciones de solución a un problema dado. En el proceso de administración del proyecto la información es clave y entre mayor cantidad de información se tenga y se procese de manera ágil podemos como gerentes de proyectos obtener de ella mayores beneficios.  Otro uso del Big Data se presenta en la administración de portafolios de proyectos dado que podría mejorar la toma de decisiones o la selección o priorización de los proyectos a ejecutar en un período de tiempo dado como un semestre, trimestre o un año.  

En fin, podemos deducir que con el Big Data aplicado en la gerencia de proyectos vamos a desencadenar mejoras como mayores ingresos, mejor rentabilidad, menores costos, toma de decisiones más rápida, nuevos productos y servicios que satisfagan a nuestros clientes, mejoras en la relación con el cliente, disminución de quejas y reclamos, disminución de fraudes, entre otros beneficios.

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Autor: Ing.Javier Mauricio León Reyes

Twitter e Instagram: @PMPMedellin

10. jul., 2019

 

 

 

 

De acuerdo con los estudios realizados por el PMI-Project Management Institute a nivel mundial, actualmente existe una enorme demanda de Project Managers a nivel internacional y al parecer se mantendrá en los próximos años. El estudio efectuado indica que la gestión de proyectos en 2019 seguirá requiriendo profesionales aptos para cubrir proyectos, en especial en países con economías crecientes o emergentes. 

El informe elaborado por el PMI y  titulado " Project Mangement Job Growth and Talent Gap 2017-2027" dice que habrá una demanda de 87,7 millones de gerentes de proyectos para el año 2027, particularmente en países como China e India. Entre 2017 y 2027, se espera que la fuerza laboral de Project Management aumente en un 33%, o casi 22 millones de nuevos empleos en siete sectores.

Si te gustaría conocer un poco más de las predicciones realizadas puedes descargar el informe completo. Te adjuntamos el link aquí:

https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/job-growth-report.pdf?sc_lang_temp=en

1. feb., 2019

La gerencia de proyectos es una ciencia poco estática y lineal como para poder predecir a ciencia cierta lo que sucederá en el futuro cercano, sin embargo, hay algo que los gerentes de proyectos tenemos claro y es que estamos inmersos en entornos VUCA y por ende debemos estar preparados para hacerle frente a la gestión del cambio y a la incertidumbre en la cual vivimos y nos desenvolvemos.

Conocer que está sucediendo en el mundo, los cambios que están ocurriendo en los diversos sectores y las tendencias del mercado nos permite identificar riesgos, oportunidades y adaptar nuestras expectativas en cada proyecto que realizamos. A continuación presentaremos en PMPMedellin un grupo de predicciones que están presentes en el entorno empresarial y que nos invitan a salir de la zona de confort para adentrarnos en nuevos mundos y aprovechar lo bueno de cada una de ellas para nuestros proyectos.

En primera instancia tenemos que la generación de los Millennials se convierten en gerentes de proyectos: ellos ya vienen desde hace unos años en la fuerza de trabajo, pero no han existido en el espacio de gestión de proyectos por mucho tiempo, sin embargo, señala que los obstáculos que retenían a los jóvenes de esta generación por fin empiezan a moverse. Obtener la certificación PMP (Project Management Professional) ha sido una restricción para ellos dada la experiencia que se pide para tomar el examen (experiencia mínima de dos años dirigiendo proyectos), lo que significa que el gerente de proyecto certificado más joven que se podría conseguir tiene 23 años en 2019. Con esta información tenemos que los Millennials ahora pueden reclamar suficiente experiencia laboral para ser administradores de proyectos calificados y si tienen en frente la oportunidad que desean no la dejarán pasar.

En segunda instancia se da a conocer el marco ágil: Es decir, alineado con la nueva versión del PMBOK 6th edición se escribió la guía (Agile practice guide) que permite a los gerentes de proyectos nuevos tener un marco de referencia para abordar los cambios que está imponiendo el mercado. Algunos expertos como Rachel Burguer incluso afirman que el 2019 serán el año del negocio ágil. Esto obviamente es una ventaja para los millenials ya que ellos vienen configurados para ser personas más colaborativas y flexibles a la hora de trabajar y es muy probable que esta nueva forma de trabajo permanezca y se imponga. Desde el 2018 varias industrias de sectores de marketing, servicios, finanzas, banca y construcción comenzaron a adoptar marcos de trabajo ágil como Scrum, Lean , lean construction y kanban con buenos resultados, dado que se demostró mejoras en la comunicación (uno de los dolores de cabeza de la metodología tradicional), además de permitirse una mejor adaptación al cambio, mejor respuesta a riesgos y contar con un mayor retorno de inversión.

La tercera tendencia es un aumento del uso de métricas en los proyectos: Esto quiere decir que debemos cambiar la mentalidad de la triple restricción (tiempo, costo y alcance) y empezar a pensar en nuevas formas de medir el desempeño de los proyectos. Aquí se espera evolucionar por parte de las empresas en las técnicas de medición. El PMI al respecto propone el paso de la triple restricción a las limitaciones competitivas y se ha dado cuenta que las empresas apreciaron más los avances en dichas técnicas de medición, así que se espera que las organizaciones inicien su implementación y uso masivo.

La cuarta tendencia es que tenemos a 4 generaciones trabajando a la par dentro del proyecto : Esto obviamente supone mayor complejidad , mayor diversidad y aumento de la probabilidad de conflictos entre los miembros del equipo.

La quinta tendencia es que habrá más confianza en los gerentes, esto que quiere decir, durante mucho tiempo las decisiones en los proyectos estaban reservadas sólo para los ejecutivos y para los niveles superiores de la administración, así que se tenía una confianza muy limitada hacia los gerentes de proyectos. De acuerdo con los cambios las decisiones pueden venir desde los miembros del equipo, acordadas con los gerentes de proyectos , lo cual hace que haya mayor implicación en los miembros del equipo y mayor confianza de ellos para con su líder y se espera que dicha confianza se derrame hacia arriba de los sponsors para con los gerentes de proyectos brindando mayor libertad en la toma de decisiones.

La sexta tendencia es que contratar personas será más complejo: esto derivado de lo anteriormente mencionado. Es necesario cambiar los esquemas de contratación actuales y pensar en nuevas formas de contratos, pensar en horarios flexibles, horarios escalonados, teletrabajo como una opción viable, mirar el coworking , crowdfounding y los equipos virtuales no como algo raro sino como algo que ya forma parte de nuestra cotidianidad.

La séptima tendencia es que por mucho tiempo se pensó que se podía seguir una única metodología de gestión de proyectos que pudiera aplicarse a todos los planes que tuviese una empresa. Ahora, debido a la confianza otorgada a los gerentes de proyecto, ellos tienen la oportunidad de personalizar un enfoque para un cliente en particular, así que cada proyecto se llevará de una forma ligeramente diferente. De manera adicional los entornos de trabajo Agile y marcos de trabajo como Scrum, reemplazarán muchas de las prácticas que se habían utilizado hasta este momento y abrirán las puertas a nuevos esquemas de organización. Eliminar la creencia de que existe una misma solución para todos los proyectos elimina la visión rígida que se tenía acerca de los negocios, pero esto no supone un problema. Una empresa puede seguir siendo competitiva, sólo debe cambiar la forma en que gestiona sus proyectos por unas nueva.

La octava tendencia es el uso de la analítica y mineria de datos dentro de los proyectos, lo cual supone nuevos retos y permitirá hacer usar la información en beneficio de la toma de decisiones y brindará nuevas oportunidades a los negocios.

Como vemos la transformación digital implica muchos cambios en las organizaciones, roles y en la forma en que lideramos proyectos por ello debemos abrir nuestra mente y brindar la oportunidad a que estos cambios nos permeen nuestros proyectos y organizaciones para tener mejores resultados.

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Autor : Ing. Javier León Reyes
Twitter e Instagram : @PMPMedellin