Project Management

24. ene., 2020

En el mundo de la Gerencia de proyectos nada es seguro, independiente del sector en el cual te desenvuelvas y del tipo de negocio que tengas. Lo único seguro son los altos niveles de incertidumbre y que "Todo Cambia" como decía el cantante vallenato Kaleth Morales.

Es por ello, que para poder estar a la vanguardia es necesario conocer los cambios que se están gestando en el entorno y mantenerse al día de estas tendencias actuales y las del futuro cercano. Bajo este orden de ideas - hay cambios en el mercado, en las formas de trabajo, en las tecnologías y en  las herramientas de gestión de proyectos que facilitan tu trabajo como Gerente de proyectos.

Veamos a continuación algunas de las tendencias que tenemos que tener presente como Gerentes de Proyectos para este año 2020: 

1. Procesos de automatización en la gestión de proyectos

De acuerdo con la investigación de Spiceworks (red profesional para la industria de tecnología de la información), se menciona que el 57% de las empresas planean implementar automatización de TI para 2020. De ellas, hasta el 48% de planean adoptar dispositivos IoT. Dado que tu mercado es la aldea global, eso significa más oportunidades y también más competencia, por ello una de las soluciones es escalar tu negocio. Sin embargo, esto requiere más recursos, especialmente cuando se trata de la gestión de proyectos. Por ello la automatización se visualiza como una gran apuesta. Es factible automatizar flujos de trabajo, procesos documentales, campañas de marketing y procesos de envio de correo electrónico automatizadas, entre otros que facilitarían tu día a día.

2. El trabajo en equipos remotos está en aumento

Teniendo presente que la velocidad a internet es cada vez mejor, las herramientas de ofimática y de gestión de proyectos están a pedir de boca. Cada día aparecen nuevas herramientas de trabajo colaborativo que permiten hacer videoconferencias, reuniones , compartir información en tiempo real y servir de repositorios de información para todo el equipo. Esto en beneficio de la eficiencia para los proyectos. Por otro lado sabiendo que internet hoy en día es una ventaja, la posibilidad de acceder a personas en todo el mundo con talentos especiales y conocimientos particulares permiten hacer un cambio o evolución en los esquemas de selección de las personas participantes del proyecto. Por otro lado esto también tiene otro impacto y es que se están aprovechando mejor los recursos porque los esquemas de contratación cambian y porque es posible pagar por labor realizada, porque es posible contratar por horas cuando se necesita una asesoría o una consultoria de algo muy específico que muchas veces es costoso. La posibilidad de contratación freelance aparece en también en este juego. De todo ello sale un reto para el Gerente de proyectos que deberá idear la manera de articular equipos que no están alojados en la misma sala o en bajo el mismo techo y que tienen husos horarios diferentes, idiomas diferentes y culturas diferentes. 

Ahora bien, si vas a trabajar con un equipo que está junto en un mismo lugar, en este caso los entornos ágiles están aquí para quedarse. Con roles cada vez menos definidos, el enfoque se centrará en crear una estrategia de comunicación eficaz para aprovechar al máximo las capacidades de cada miembro del equipo y delegar tareas de manera óptima.

3. La analítica sigue mandando la parada

Como habíamos mencionado en un artículo anterior, la analítica es una necesidad y permite llevar a cabo tareas con mayor eficiencia y efectividad. Es por ello, que está tendencia no creemos que se extinga en el mediano plazo dadas las bondades que trae tener información actualizada en tiempo real y que facilite la toma de decisiones.

4. Necesidad de contar con inteligencia emocional

Como Gerente de proyectos ya no solo te toca gestionar cronogramas  y presupuestos en tus proyectos. Los project manager de hoy necesitan tener un gran nivel de inteligencia emocional, que ya se está convirtiendo en una de las tendencias.

Manejar conflictos e incidencias relacionadas con el proyecto es un problema para las personas dentro de él, y tu inteligencia emocional determinará cómo resolverás los problemas y llevarás a tu equipo al éxito. Esto hace que se vea una mayor demanda de project managers que sobresalgan en habilidades sociales como la comunicación, la colaboración y el liderazgo. Las habilidades cruzadas son realmente lo que impulsará sus carreras, incluso más que el conocimiento técnico.

Si nos permiten afirmarlo, hoy en día las empresas tratan de contratar personal con alta inteligencia emocional- esto incluye a los project managers, que son los más apropiados en términos de habilidades cruzadas e interacción humana.

A medida que los equipos crecen, los project managers deben ser capaces de resolver problemas complejos y conflictos potenciales de manera constructiva y creativa, sin dejar que el progreso de sus proyectos se vea afectado por situaciones personales.

5. Mayor demanda de project managers

De acuerdo con lo que afirma el informe del PMI (Project Management Institute) , 87.7 millones de profesionales se encontrarán en roles relacionados con proyectos para 2027. Si nos detenemos a pensar un poco, los project managers tendrán que evolucionar - esto es que su conjunto de habilidades blandas y duras, además de su capacidad para gestionar grandes equipos y proyectos crezca. 

Finalmente, podemos decir que el mundo sigue cambiando y los gerentes de proyectos tienen que adaptarse a dichos cambios. Es por ello que el 2020 trae también consigo los avances en la actualización de la guía o estándar PMBOK en su séptima versión motivo por el cual los invitamos a conocer parte de su actualización porque allí estarán las pautas de actuación en este rol. Como algo que nos ha llamado la atención en el Draft, podemos mencionar que la nueva guía traerá un grupo de 12 principios (sujetos a revisión de aquí a la publicación definitiva del PMBOK 7) y contemplará un enfoque para éste rol más ágil y consciente de que se desempeña en entornos VUCA.

Si quieres conocer estos principios te damos esta primicia :

  • Be a diligent, respectful, and caring steward.
  • Build a culture of accountability and respect.
  • Engage stakeholders to understand their interests and needs.
  • Focus on value
  • Recognize and respond to systems’ interactions.
  • Motivate, influence, coach, and learn.
  • Tailor the delivery approach based on context.
  • Build quality into processes and results.
  • Address complexity using knowledge, experience, and learning.
  • Address opportunities and threats.
  • Be adaptable and resilient.
  • Enable change to achieve the envisioned future state.

Esperamos que estas tendencias te sirvan en tu día a día, de ser así dejanos saberlo en los comentarios de nuestro sitio. Cordiales saludos

Autor : Ing. Javier Mauricio León Reyes

Twitter e Instagram :@PMPMedellin 

Fuentes Consultadas:

http://ed.pmi.org/

https://www.pedrodelanube.com/tendencias-gestion-de-proyectos-2020/ 

 

 

21. nov., 2019

Hoy en día con los desarrollos que ha traído la transformación digital a las empresas se ha identificado que los gerentes de proyecto son fundamentales para el éxito de una empresa, pero también para su fracaso. Los gerentes de proyectos cumplen múltiples funciones: son administradores, son facilitadores, resolutores de problemas y conflictos e incluso muchas veces intérpretes porque deben traducir las necesidades del negocio en planes de acción para sus equipos de trabajo. Los gerentes de proyectos deben de transitar entre las diversas restricciones, mapas de capacidades y tiempos entrega para conseguir buenos proyectos para la compañía.

Para identificar cuáles son las mejores capacidades que debe tener un gerente de proyectos hemos dialogado con diversos colegas que se desempeñan en empresas del sector privado y público y de diversos tamaños y hemos llegado a las conclusión de que hay algunos consejos que se pueden seguir para ser un mejor gerente de proyectos cada día.

En estos 8 consejos se resumen como podemos llegar a ser un mejor gerente de proyectos:

1. Fortalece tus habilidades de comunicación

En el mundo de los proyectos, la comunicación es una la capacidad más importante que un gerente de proyectos puede tener dentro de su arsenal. No en vano el PMI dice que un Gerente de proyectos es 90% comunicación. Sin una comunicación frecuente, transparente y sincera acerca de las metas, los obstáculos, las soluciones y expectativas, es más fácil y probable que un proyecto falle. Es claro que en el devenir de un proyecto - el plan y las prioridades del proyecto cambian, así como las fechas de entrega. Pero la comunicación debe ser continua. Para este aspecto existen: el correo electrónico, las reuniones, videoconferencias si tienes equipos remotos, grupos de Whastapp, los reportes y los planes del proyecto como herramientas que facilitan una comunicación efectiva.

2. Gestiona el tiempo y la productividad

En los espacios de trabajo modernos no faltan las interminables distracciones y los gerentes de proyecto deben estar capacitados para que su equipo cumpla con las metas establecidas para el proyecto. Una administración del tiempo y de la productividad efectivos son habilidades esenciales para un gerente de proyectos. Sin ella, los proyectos pueden retrasarse hasta que no es posible entregarlos a tiempo. Al analizar el tiempo que el equipo le dedica al proyecto, puedes tener una idea clara del tiempo promedio que tarda una tarea en ser realizada. Esto es importante sobre todo cuando debas decidir cuánto tiempo debe dedicarle tu equipo a una tarea en el futuro, lo mismo que cada uno de sus miembros. Hoy en día existen aplicaciones guardianes de redes sociales que permiten al profesional controlar el acceso a las mismas durante su horario laboral, existen técnicas como la técnica de pomodoro y GTD como técnicas para mejorar la productividad, si eres gerente de proyectos y no las utilizas enhorabuena ...Ha llegado tu hora y puedes investigar sobre ellas y compartirlas con tu equipo de trabajo.

3. Construye tu comunidad

Los equipos de trabajo actuales y sobre todo si trabajas con metodologías ágiles funcionan bajo sólidos cimientos de la confianza, el respeto mutuo y la responsabilidad. Por ello es muy importante que fomentes un ambiente en el que todos los miembros del equipo se sientan escuchados, que sus contribuciones sean reconocidas, estudiadas y valoradas. No guardes los elogios y el reconocimiento para los miembros de tu equipo sólo para cuando las cosas vayan bien; es más importante levantar la moral mediante el reconocimiento del esfuerzo y el trabajo duros cuando las cosas no están saliendo como las habías planeado. Acercate al equipo, conocelos y apoyalos cuando lo necesiten - esto genera lazos de amistad y confianza que fortalecen las relaciones y mejoran el desempeño en el largo plazo.

4. Crea un plan de trabajo, establece el flujo de trabajo y lleva una bitácora

Una de las cosas más importantes que un gerente de proyectos debe realizar es remover los obstáculos que entorpezcan el trabajo de su equipo. Crear un plan de trabajo desde el principio, así como establecer un flujo de trabajo claro y almacenar todo en una bitácora puede ayudar a que los miembros de tu equipo trabajen con tranquilidad. Además permite que cada quien sepa lo que le corresponde realizar. No debes olvidar que la incertidumbre está presente en todos los proyectos por tanto al estimar el tuyo debes tenerlo presente y dejar un tiempo prudente para que tanto tú como los miembros de tu equipo tengan el tiempo suficiente para resolver los problemas inesperados que se puedan presentar, acorde con el análisis de riesgos del proyecto y el plan de riesgos que se haya levantado.

5. Liderazgo y colaboración

Ya lo había mencionado de manera implícita hace un momento, pero el liderazgo consiste en apoyar y ayudar a tu equipo a superar obstáculos, reforzar y usar sus fortalezas y motivarlos a perseverar sobre todo cuando el trabajo es complejo. Para ser un mejor gerente de proyectos debes conocer profundamente las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de tu equipo, su tipo de personalidad , gustos y aficiones. Haciendo esto puedes destinar ciertos retos hacia una parte del equipo específica de acuerdo con la capacidad de los miembros de tu equipo y podrás apoyarlos cuando haya dificultades también.

6. Utiliza las herramientas de administración y herramientas de colaboración

Como gerentes de proyectos debemos tomar ventaja de la tecnología. Esto implica usar todo lo que ayude a hacer tu trabajo más efectivamente. Desde software que te ayude a monitorear tu proyecto como MS Project, Clarity de CA , Primavera, etc... hasta servicios para compartir archivos como WeTransfer, TEAMS de Microsoft, Sharepoint, SKYPE entre otras. Encuentra las herramientas que se ajusten mejor a la forma de trabajo de tu equipo y a la tuya. Piensa también que herramienta seleccionar de acuerdo a la distribución del equipo y su localización. Con estas herramientas será mucho más sencillo mantener vigilado el proyecto para asegurarte de que todo marcha bien. Además, puedes adoptar algunos protocolos para ayudar aquellos miembros de tu equipo que siempre se retrasan a entregar su trabajo a tiempo, mediante el uso de recordatorios a través del correo electrónico o personales.

7. Es necesario medir los resultados con frecuencia.

Como gerente de proyectos es necesario revisar en ciertos periodos de tiempo si se está avanzando para llegar a la meta definida. Manejar indicadores cuantitativos y cualitativos es importante dentro del proyecto ya que nos permiten determinar si el proyecto va por buen camino o no. Podemos usar los indicadores que recomienda el PMI de la técnica del valor ganado (varianzas de fechas y esfuerzo, CPI , SPI,etc) o seguir los nuestros que definamos de manera sui generis en nuestro proyecto.

8. Ponte en los zapatos del usuario

Hoy en día que hablamos de empresas centradas en el cliente, no debemos dejarle de lado - desde el inicio y hasta el final del proyecto debemos manetenerlo involucrado y hacer gestión de los interesados para garantizar así el éxito de nuestro proyecto y la no pérdida del interés y apoyo de la alta gerencia de las organizaciones donde desarrollamos los proyectos.

Estos 8 puntos son solo el comienzo, pero de seguro que te ayudarán mucho en tu  camino para convertirte en un buen gerente de proyectos.

Si te gustó el artículo te invitamos a compartirlo con colegas, familiares y amigos.

Autor : Ing.Javier Mauricio León Reyes

Twitter e Instagram:@PMPMedellin

Fuentes consultadas:

https://www.finanzaspersonales.co/trabajo-y-educacion/articulo/diez-consejos-gerencia-proyectos-para-emprendedores/48521

https://www.eleconomista.com.mx/finanzaspersonales/6-consejos-para-ser-un-mejor-gerente-de-proyectos-20160905-0075.html

http://salineropampliega.com/2014/03/10-consejos-para-un-director-de-proyectos.html

6. nov., 2019

Mañana se  celebra el Día Internacional del Gerente de Proyectos (o de la Gerencia de Proyectos) mejor conocido como el IPM-Day.

De parte de PMPMedellin queremos felicitar a todos los colegas y seguidores de nuestro sitio que se desempeñan en esta hermosa labor.

 

27. sep., 2019

Una de las tendencias actuales alineada con los cambios que trae la transformación digital y la revolución cognitiva en el mundo empresarial es el "Big Data".

Antes de continuar con el artículo me gustaría aclarar un poco el concepto para todos.

¿ Qué es el Big Data ? 

Es un conjunto de datos o combinaciones de conjuntos de datos cuyo tamaño, complejidad y velocidad de crecimiento dificultan su captura, gestión, procesamiento o análisis mediante tecnologías y herramientas convencionales.

La naturaleza compleja del Big Data se debe a la naturaleza compleja de los datos que tenemos en la actualidad que provienen de diversas fuentes y que están en diversos formatos como son imágenes, texto, JSON, videos, entre muchos otros. Dichos datos actuales no son estructurados - por ello deben estar organizados y dispuestos de manera que se conviertan en información relevante para las organizaciones y para los proyectos que habitan en ellas.

Se menciona por los expertos que "El petróleo del siglo XXI son los datos".

Ahora bien, las nuevas tecnologías hacen posible el análisis de grandes volúmenes de datos que se han convertido en insumo y herramienta imprescindible para la Gestión de proyectos. El Big Data junto con la inteligencia artificial (IA) de manera combinada pueden apoyar a los gerentes de proyectos mediante el uso de análisis predictivo, logrando nuevos conocimientos que soportan la toma de decisiones del negocio y dentro de un proyecto para brindar mejores alternativas de solución frente a una problemática dada. Por otra parte, con el análisis de los datos se pueden identificar oportunidades de negocios y tendencias en favor de la organización que se pueden traducir en estrategias comerciales que de otro modo no podrían haberse visto, identificar brechas de mercado o insights que permiten mejorar la experiencia con nuestros clientes, hallazgos que permiten generar nuevos productos o servicios, con el análisis de datos se puede disminuir costos, mejorar la productividad, reducir tiempos de ciclo,entre muchas otras aplicaciones. 

Todo esto es posible, ya que las organizaciones están por un lado siendo conscientes de la importancia que tienen los datos y están armando sus cubos de información, data lakes y bases de datos de manera organizada con el uso de Data Management acompañados de gobiernos de información para explotar la información de mejor forma.

Entonces, es claro que en la formulación de un proyecto la información es relevante, en el análisis del un problema la información es relevante ya que puede proporcionar mayores insumos para realizar un mejor análisis valga la redundancia y brindar más opciones de solución a un problema dado. En el proceso de administración del proyecto la información es clave y entre mayor cantidad de información se tenga y se procese de manera ágil podemos como gerentes de proyectos obtener de ella mayores beneficios.  Otro uso del Big Data se presenta en la administración de portafolios de proyectos dado que podría mejorar la toma de decisiones o la selección o priorización de los proyectos a ejecutar en un período de tiempo dado como un semestre, trimestre o un año.  

En fin, podemos deducir que con el Big Data aplicado en la gerencia de proyectos vamos a desencadenar mejoras como mayores ingresos, mejor rentabilidad, menores costos, toma de decisiones más rápida, nuevos productos y servicios que satisfagan a nuestros clientes, mejoras en la relación con el cliente, disminución de quejas y reclamos, disminución de fraudes, entre otros beneficios.

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Autor: Ing.Javier Mauricio León Reyes

Twitter e Instagram: @PMPMedellin

10. jul., 2019

 

 

 

 

De acuerdo con los estudios realizados por el PMI-Project Management Institute a nivel mundial, actualmente existe una enorme demanda de Project Managers a nivel internacional y al parecer se mantendrá en los próximos años. El estudio efectuado indica que la gestión de proyectos en 2019 seguirá requiriendo profesionales aptos para cubrir proyectos, en especial en países con economías crecientes o emergentes. 

El informe elaborado por el PMI y  titulado " Project Mangement Job Growth and Talent Gap 2017-2027" dice que habrá una demanda de 87,7 millones de gerentes de proyectos para el año 2027, particularmente en países como China e India. Entre 2017 y 2027, se espera que la fuerza laboral de Project Management aumente en un 33%, o casi 22 millones de nuevos empleos en siete sectores.

Si te gustaría conocer un poco más de las predicciones realizadas puedes descargar el informe completo. Te adjuntamos el link aquí:

https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/job-growth-report.pdf?sc_lang_temp=en