28. jun., 2017

Lecciones aprendidas de Scrum Másters

En los últimos tres años de mi vida profesional he tenido la oportunidad de ingresar en el mundo del agilismo y conocer de cerca a personas que se desempeñan en este rol en diversas organizaciones y sectores económicos. Sin embargo, me he dado cuenta de varias cosas:1)  Muchos de ellos han llegado al rol solo porque antes se desempeñaban como Jefes de Desarrollo de Software (Podría decirse que esto ha ocurrido es casí un 40% de los casos). 2) Otro grupo de personas llego al rol porque se desempeñaba en la organización como Gerente de Proyectos (podría decir que ocupan casi un 30%). 3) Una minoría de personas tenía algun tipo de experiencia y certificación en Coaching y desarrollo de equipos o era facilitador de grupos (Considero de forma personal que esta minoría tiene ventajas sobre el resto de la población sin embargo no llegan a un 5% de los casos). 4) Algún analista de desarrollo, testing o funcional  destacado por su liderazgo fue encomendado para sacar adelante la tarea de implementar el marco de trabajo SCRUM en su organización (Podría afirmar que le ocurre a un porcentaje cercano al 5% de los casos). 5) Personas que se han certificado como SMC y les han dado la oportunidad de trabajar en el rol luego de obtener su certificación internacional (valor cercano al 10% de los casos). 6) Un grupo muchísimo más reducido personas que han trabajado en SCRUM por más de 5 años desempeñando los diversos roles dentro del marco de trabajo y que conocen todas las ceremonias y artefactos del mismo y que además disfrutan de ayudar a otros a crecer personal y profesionalmente y a compartir sus experiencias y conocimientos (este grupo llegará si mucho al 5%).

Ya con este antecedente quiero decir que para ser Scrum Máster no se necesita que las personas sean Jefes, Gerentes de ningún área, Jefes de Desarrollo, ni Gerentes de proyectos. Ayuda mucho que sean personas que se preocupen por el ser humano y que sean lideres serviles. Esto muchas veces no es bien entendido porque hay personas que esperan dentro de los equipos ágiles a que el Scrum Máster les haga el trabajo y eso no es lo que significa. Dentro de este camino andado también me he dado cuenta que hay muchos SCRUM Másters que ejecutan sus tareas con pasión y muchos otros que solo lo hacen porque como dicen por ahí...No hubo más opción en su empresa al cambiar el esquema de Modelos tradicionales a Metodologías ágiles.

Quise escribir este artículo porque me parece importante que el público de mi sitio web www.pmpmedellin.com  se entere de lo que he recolectado en estos años de experiencia en agilismo y de mi experiencia de casi 14 años como formulador, ejecutor y gerente de proyectos tradicionales, ágiles y actualmente de innovación.

He recopilado las siguientes lecciones aprendidas con el fin de que le sirvan a quien está iniciando en este mundo denominado "Ser SCRUM  Máster" o a quienes quieren desempeñarse como Agile Coach más adelante.

1. Es importante llevar actas o registros de los acuerdos. Esto contradice lo que muchos creen y tienen en su mente como un falso mito del Agilismo - "Que la documentación se acabo". Quiero decirles que se debe documentar lo necesario y quiero contarles que miles de problemas de comunicación de los equipos se debe a que no hay registro de lo que se acuerda y como decía mi abuelo-"Las palabras se las lleva el viento". Así que es recomendable dejar registro de los acuerdos que se hagan dentro del equipo y por parte del equipo con otros equipos u otras áreas.

2. Es importante medir - Los Scrum Máster novatos no miden nada malentendiendo el marco de trabajo, el manifiesto ágil y los principios ágiles. Lo que propongo es que se debe medir y definir métricas propias del equipo y del desempeño del mismo. Dentro de las métricas del equipo no se deben olvidar los índices de felicidad y podemos apoyarnos en los radares del Equipo que han desarrollado empresas agilistas para almacenar y gestionar los indicadores que de allí salen. No debemos olvidar las métricas que nos dan los radiadores de información de SCRUM como son los tableros kanban y el Burt down chart. De manera similar no olvidar llevar registros y métricas de la velocidad del equipo.

3. Es importante llevar notas. Ahora bien Scrum Máster novato o amateur te preguntarás ¿ Llevar notas de qué? y mi respuesta es sobre todo lo que haces. Entonces en el día a día mantén notas de las reuniones que sostienes, del feedback después de conversaciones con los miembros del equipo. El llevar notas y tener métricas no están alejados es decir debes medir todo lo que puedas: tareas completadas, tiempos de ciclo, features, interacciones, etc.  Guarda los números de todo lo que haces como Scrum Master: Por ejemplo de cuántas veces has hablado con cada miembro del equipo en esta semana? ¿Cuántas veces te has sentido perdido ?  De cuantas veces no supiste cómo seguir adelante frente a un obstáculo? De como resolviste un determinado problema y quien te ayudo... Analiza además estas notas - no es para que se quede en ese cuaderno del escritorio o tu bitácora - observa las tendencias de esas cifras. Lo que puedo decirte es que sólo los números pueden ayudarte a ver tendencias e identificar si algo en tu equipo se esta repitiendo de forma cíclica. Entonces el consejo es mide y da un paso atrás para mirar el panorama completo. Ahora bien si no tienes como costumbre escribir notas y llevar cifras comienza con 2 o 3 métricas y utiliza la siguiente retrospectiva con tu equipo como disparador de tus mediciones. Elige un tema que te gustaría discutir en la retrospectiva o pídele a tu equipo que elija el tema y pon las métricas de conocimiento común para obtener conclusiones y acciones.

4. Hablé de medir la felicidad de tu equipo y en este punto puedo decir que es lo único que permite garantizar la sostenibilidad. Realiza retrospectivas donde puedas conocer las emociones y sentimientos de las personas que trabajan contigo a lo largo del sprint, proyecto o un período de tiempo. Estas actividades te permitirán encontrar eventos o situaciones comunes que afectaron al equipo y eventos que los dispararon de forma positiva. Hay herramientas como la Happiness Door (Herramienta en tiempo real diseñada para ayudar al equipo a reflexionar y reaccionar ante lo que está pasando en asuntos específicos en un momento determinado).

5. Realiza con tu equipo coaching. Aprender a entrenar al equipo es uno de los pasos más importantes para un Scrum Master. Te puedo afirmar que como Scrum Masters no alcanzamos el éxito a menos que nuestro equipo sea exitoso también. Para esto, debemos aprender a trabajar con el equipo. Esto significa que debemos activar su trabajo y motivar a sus miembros. Jamás hacer su trabajo o resolver sus problemas por ellos. Ahora bien el coaching es un tema que toca a las personas y por ende ellos deben autorizar que se realice. Si tus miembros del equipo no quieren participar entonces no hay nada que hacer. En caso de que el equipo acepte entonces este acuerdo de coaching es nuestro “contrato” con el equipo y nos ayudará a reorientar al equipo hacia el objetivo general de nuestro trabajo como Scrum Máster con ellos.

6. La comunicación es muy importante y como consejo puedo decirte que una buena manera de comunicarnos con el equipo es aplicando el modelo NVC o Comunicación No Violenta. Dicho modelo de psicología de la comunicación se sustenta en la idea de que no podemos forzar a nadie a hacer nada, sino que más bien debemos trabajar en asegurarnos que las razones para hacer algo son claras y aceptadas por el equipo. Es todo un desafío que tiene grandes beneficios.

7. Ser conscientes del cambio . Esto es que el equipo con el que trabajaste ayer no es el mismo con el que trabajarás mañana. Los equipos están en continuo crecimiento y aprendizaje. Los equipos evolucionan literalmente todos los días. La forma en que trabajamos con los equipos también debe evolucionar para adaptarse a las etapas de evolución de ese equipo. Según el modelo de desarrollos de equipos de Tuckman, se pueden diferenciar 4 etapas distintas: Formación, Conflicto, Normalización y Desempeño. El poder entender en qué etapa se encuentra nuestro equipo y cuál es el enfoque correcto para esa etapa es una habilidad clave como Scrum Masters.

8. Sostén muchas reuniones 1 a 1 y toma notas. Esto parece muy simple pero es muy poderoso. Trata de iniciar hablando con algo que sea de genuino interés para la otra personas. Trata de no juzgar , ni de argumentar y muestra interés en sus opiniones.

9. Práctica el alejamiento : Esto es aléjate físicamente por unos días del equipo y evalúa cómo el equipo se adueña del proceso y de las reuniones. Si cuando lo haces, vuelves y te encuentras con un equipo perdido y un proceso abandonado, es una señal clara de que el equipo aún no está listo para ser “dueño” del proceso. La herramienta del "alejamiento" es útil porque permite evaluar qué falta para lograrlo, qué fue lo que el equipo abandonó y enfocar el coaching en esta dirección.

10. Práctica los ciclos de Feedback - son la herramienta más importante para los Scrum Masters. Los Scrum Masters deberíamos entender qué tipo de feedback necesita el equipo para hacer bien su trabajo. La reunión de revisión (Review Meeting) es la ceremonia donde se inicia el ciclo básico de retroalimentación. El equipo muestra la funcionalidad que ha logrado entregar y recopila el feedback de las partes interesadas (stakeholders). Como Scrum Masters nos debemos asegurar que este ciclo de feedback es rápido y efectivo (entre 1 y 2 semanas) y encontrar la manera más efectiva para recolectar y procesar la información recopilada, asegurando que el equipo reciba este feedback de manera positiva y con mente abierta.

11. Ayuda a mantener el Foco. Esto es, No olvides que el Product Owner y tu deben trabajar en equipo. Permítele que se te acerque y revisen juntos el Product Back Log teniendo siempre en mente el valor del negocio. El éxito del agilismo está en producir algo de valor. Ayuda al equipo a medir el valor producido en cada Sprint. No olvides que es posible producir software de alta calidad de manera incremental sin producir ningún valor. El éxito del producto en el mercado es lo que realmente define el éxito del desarrollo de software. Este éxito solo se logra teniendo al Product Owner interactuando con el equipo y al cliente definiendo y validando el valor del software producido. 

12. Ayuda al equipo a definir su propósito. El equipo es quien debe encontrar su propia definición de éxito. Que el equipo tenga un propósito claro es una de las claves de la motivación y del éxito. Sin tener un propósito compartido, el equipo no puede alinear sus acciones. Una buena práctica es hacer workshops para ayudar al equipo a definir su propósito verdadero.

13. Mantener el foco de tu trabajo como Scrum Master. Esto es no permitas que te asignen dos o tres proyectos con sus equipos. Lo ideal es que tu tengas un equipo a cargo para que te puedas dedicar a él. A hacerlo crecer y madurar hasta que sea un equipo de alto desempeño. Debes focalizarte en definir y proveer la plataforma de trabajo para tu equipo. Concentrate en proporcionarle al equipo las condiciones adecuadas y el entorno que les permita tener éxito. El Scrum Master debe sentirse cómodo estando a un lado, en un papel de apoyo y de facilitación. Cada práctica, cada ceremonia, requiere un enfoque diferente para la facilitación del entorno más adecuado. Por ejemplo: Durante el Daily Meeting, como Scrum Masters debemos permanecer en el fondo y no interferir con nadie. Sólo deberíamos intervenir cuando el equipo necesita nuestro apoyo o para facilitar la reunión. Este “alejamiento” ayudará al equipo a darse cuenta de que estamos ahí para apoyarlos y los alentará a tomar posesión de la reunión. No lleves el tiempo de la ceremonia tu, permiteles que ellos se autogestionen y sean conscientes del Time Boxing establecido.

14. No olvides las lúdicas, los juegos serios, la gamificación (aprendizaje divertido) y la creatividad. Esto no quiere decir que solo te dediques a hacer juegos cada 15 días con tu equipo. Lo que quiero decir es que aproveches las retrospectivas y crees Retrospectivas con propósito, es decir, diseñes basado en un objetivo juegos para que tu equipo pueda sacar a flote y aflorar sentimientos y emociones que en el día a día no es capaz de decir libremente y que en estas actividades puede hacerlo abriendo el corazón. De manera similar crea dinámicas para aflorar en tu equipo la creatividad y propiciarles espacios de ideación y de innovación. 

Espero que estos breves consejos les sirvan y los hagan mejores Scrum Másters y permitan a sus equipos alcanzar los niveles del alto desempeño y ser equipos felices y motivados. Si te gustó lo que leíste te invito a que compartas este artículo con tus conocidos, familiares y amigos.

Autor: Ing.Javier Mauricio León Reyes.

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